Dicas para organizar uma agenda diária

O uso das agendas é muito habitual tanto no âmbito laboral como escolar como pessoal. Organizar um dia é muito importante principalmente no âmbito laboral, porque desta forma podemos distribuir e realizar as tarefas corretamente. À continuação damos-lhe alguns conselhos e dicas para organizar a sua agenda de forma eficaz e criativa.

Organize cada dia

De certeza que revisa diariamente o seu email ou as notificações de mensagens do seu telemóvel. A agenda funciona como um elemento de comunicação, mas mais convencional. É necessário que lhe dedique alguns minutos ao dia para que se torne num elemento prático, deve ser constante para que lhe seja útil. Também pode optar por escolher um tamanho mais pequeno, neste caso conhecido por tamanho de bolso para que possa transportá-la diariamente consigo.

Um dos nossos modelos agendas personalizadas

É importante registar as diferentes tarefas em formato lista e ordenar de maior a menor importância. Se algumas das tarefas que anote tem um horário concreto é importante que o coloque em destaque se necessário usar uma cor de caneta diferente. Para medir de uma forma mais eficaz o tempo, anote o tempo estimado que vai dedicar a cada uma das atividades. Desta forma poderá melhorar o seu dia-a-dia e aumentar a sua produtividade. Algumas pessoas optam por ter duas agendas: uma para o âmbito laboral e outra mais pessoal. Esta é uma forma de administrar as tarefas, mas possivelmente seja a mais laboriosa, já que exige que tenha duas agendas. Nós recomendamos optar por usar apenas uma na qual possa anotar todas as tarefas e atividades. As melhores agendas são as diárias porque contam com uma página por dia e neste formato existe suficiente espaço para realizar anotações.

Use cores

Encha a sua agenda de vida, use e abuse das cores, use marcadores, autocolantes e notas. Escolha uma caneta diferente para cada tarefa ou adicione um símbolo ao lado de cada uma. Esta última resulta muito mais visual e em apenas com uma vista de olhos pode identificar que tipo de tarefas são: domésticas, reunião importante, uma atividade desportiva, compras… É uma forma muito prática para organizar cada atividade. Ao igual que indicamos a necessidade registar o tempo que dedicamos a cada uma também pode anotar os objetivos alcançados como por exemplo no caso das atividades físicas.

Todas as cores que use na agenda devem ter algum sentido, de tal forma que possa relacionar uma cor a um tipo de tarefa. O uso de notas adesivas é muito importante quando se procura destacar uma tarefa com respeito ao resto, principalmente se se trata de chamadas telefónicas ou reuniões importantes. Use adesivos para realçar datas ou indicar o número de páginas na margem da agenda e etiquetas para tornar mais eficaz a organização. Também pode optar por criar um carimbo de borracha para marcar cada tarefa finalizada. Com apenas uma vista de olhos pode rever que tarefas estão finalizadas e as que estão pendentes. Recomendamos deixar um pequeno espaço para anotar algum imprevisto.

A par com a tecnologia

O uso da agenda não está renhido com o uso de elementos digitais, ao contrário, pode melhorar ainda mais a organização e criar uma agenda ainda mais completa. Existem diferentes apps que pode usar no telemóvel. No princípio pode tornar-se complicado compaginar ambas. Se não quiser duplicar o conteúdo nas duas agendas, pode usar a do telemóvel como apoio ou seja para tarefas concretas, reuniões, chamadas ou consultas importantes. Coloque alarme nos horários das atividades mais importantes. Se não gosta de usar o smartphone e é mais de computador, também tem alternativas para trabalhar eletronicamente a sua agenda. Existem outras ferramentas para poder realizar anotações e estabelecer avisos e notificações para cada dia. Para ser mais produtivo pode agendar algumas reuniões ou consultar via online, através do Skype, e desta forma investir melhor o tempo.

Bullet journal, otra alternativa

O bullet journal é um sistema que permite organizar todas as tarefas em formato lista, mas em lugar de usar uma agenda só vai precisar de um caderno. Este sistema foi criado por Ryder Carroll e é o formato ideal para as pessoas que não gostam de ter um controlo tão estrito sobre a agenda. pode fazer lista de tarefas, de séries, tarefas sem datas, viagens que gostaria de fazer… Uma das características fundamentais de um sistema é também o uso de símbolos al lado de cada uma das tarefas. Cada símbolo tem um significado e de lembrar-se com apenas vê-los. É importante ser conciso no momento de apontar tarefas e manter a ordem indicado no final da página o número da mesma.

Também é importante fazer um índice conforme vá avançando ao longo do tempo, pode anotá-los e que seja mais rápida quando a procure. Se preferir usar agendas, recomendamos visitar o nosso site, encontrará três modelos diferentes para que possa escolher o que melhor se adapta às suas necessidades.